دليل التواصل

ادارة الاجتماعات

زمن ومدة الاجتماع

• المنطقة الزمنية المعتمدة في التأريخ وحجز المواعيد هو توقيت مكة المكرمة.

• يعقد اجتماع دوري عام كل يوم سبت، في الساعة بين 20:00 إلى 23:00. 

• مدة الاجتماع دومًا هي ثلاث ساعات ويتعلق بثلاث محاور كبرى وهي: 

  • الاجتماع العام حيث تعرض فيه المحاور الكبرى وتحديثات عمران بشكل عام.

  • اجتماع الفرق المتخصصة، وفيه يناقش كل فريق بالغرف الفرعية الاقتراضية جدول أعمالهم الخاص.

  • اجتماع عملي للمهام قصيرة المدة مثل تحويل الملفات، الحصول على معلوماتـ، تصميم سريع، شرح عملية أو مهمة..

• الساعة الأولى مخصصة للتقييم والمراجعة والتخطيط للأسبوع المقبل أو الفترة المقبلة ومن خلالها يوجد جدول أعمال ثابت (ماذا فعلنا سابقًا، ولماذا لم نفعل المطلوب منّا، ماذا نفعل مستقبلا؟ وما هي الفرص المتوفرة؟

• الساعة الثانية والثالثة مخصصة للفرق المتخصصة لتقديم الدعم والمساعدة في أعمالها، وفي آخر الساعتين يوثّق مدير الاتصال والمدير التنفيذي والمدير الفني مهام جميع الحضور ومراجعة كل الأعمال مع المعنيين بذلك.

بنود هامة لنجاح الاجتماع الافتراضي